Dicas para a Realização de Eventos

Ø O Planejamento é fundamental, quando se pretende realizar um evento. Descreva os objetivos e estratégias de trabalho, elabore a programação, orçamento e cronograma de atividades.
 
Ø Todas as ações devem ser previamente estabelecidas para garantir o sucesso do evento.
 
Ø Construa a metodologia que irá nortear os trabalhos.
 
Ø Verifique datas e horários possíveis para a realização do evento, considerando outros eventos regionais previamente agendados, destinados a um público comum.
 
Ø Organize a equipe de trabalho, delegando funções a cada integrante. Centralizar as ações pode ser prejudicial.
 
Ø Uma equipe responsável por realizar o cerimonial do evento é sempre necessária.
 
Ø A definição do local é muito importante, pois espaço inadequado pode gerar constrangimentos. Ao escolher o local, deve ser feita uma análise criteriosa, considerando o público esperado, o espaço físico disponível e, também a facilidade de acesso.
 
Ø A captação de recursos é imprescindível, pois facilita a execução do evento, permitindo também, que as taxas de inscrição se tornem mais acessíveis ao público. A busca por patrocínio e apoio, requer um amplo envolvimento da Comissão Organizadora.
 
Ø Definido o cronograma de execução, é importante priorizar sua divulgação, pois esta vai definir o sucesso, ou não, do evento.
 
Ø Em caso de divulgação através de mídia rádio-televisiva busque alternativas de horários de veiculação gratuitos;
 
Ø Divulgue o evento no site da Instituição, faça cartazes, folders, envie emails e não se esqueça da divulgação chamada popularmente de “boca-a-boca”;
 
Ø Nunca se esqueça que a Instituição e/ou Empresa que investe em um evento precisa ter seu nome inserido nos mais diversos meios em que o evento for divulgado.
 
Ø Para eventos que envolvam explanações sobre temas específicos, procure convidar pessoas com formação adequada e, atuação na área a ser trabalhada no evento. O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento.
 
Ø É importante que todos os envolvidos no evento estejam informados da dinâmica. Não existe coisa pior do que um participante perguntar algo no evento e ter como resposta: Não sei!
 
Ø Defina claramente, quais os resultados esperados, antes de organizar seu evento. Se o objetivo for discutir uma temática com aprofundamento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop.
 
Ø Depois de planejar a agenda do evento, reduza o tempo de todas as ações, pois dificilmente se conseguirá fazer um intervalo de 15 minutos durar exatamente isso.
 
Ø Se precisar compor uma mesa de autoridades, esta nunca deverá ficar muito perto do limite do palco e nem próxima demais da tela de fundo.
 
Ø Fique atento a emergências e imprevistos e tenha toda cautela para resolvê-los.
 
Ø Microfones, equipamentos de som e projetores devem ser instalados e testados com antecedência.
 
Ø Em qualquer evento lembre-se sempre dos produtos utilitários e não se esqueça da água e copos.
 
Ø A programação do evento deve apresentar informações gerais sobre todos os acontecimentos.
 
Ø Os certificados são de suma importância para os participantes do evento. Não sendo entregues ao final, dê orientações de como e onde retirá-lo.
 
Ø Ao final uma pesquisa de opinião é necessária para saber se o evento foi bem sucedido.

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